I- LỊCH TIẾP SINH VIÊN PHÒNG/TRUNG TÂM CHỨC NĂNG
1. Phòng Giáo vụ: Giải quyết các vấn đề liên quan tới: danh sách lớp; kế hoạch học tập; thời khóa biểu; kết quả học tập học kỳ/năm học; đăng ký học lại; học 2 CTĐT đồng thời; xin miễn học-miễn thi; xin nghỉ học từ 3 ngày trở lên; xin chuyển trường, dừng học, thôi học, bảo lưu kết quả học tập, thẻ sinh viên…
2. Phòng CT&CTSV: Giải quyết các vấn đề liên quan đến các thủ tục hành chính, công tác sinh viên: chế độ, chính sách, quân sự, xác nhận sinh viên, học bổng,…
Lịch tiếp:
– Chuyên viên phòng Giáo vụ và Phòng CT&CTSV tiếp nhận yêu cầu, hoàn trả kết quả giải quyết các thủ tục hành chính, hỏi đáp, thắc mắc, khiếu nại,.. có liên quan (trừ sáng thứ 2 và chiều thứ 6) tại bộ phận giao dịch “một cửa”.
+ Buổi sáng: 08h30 đến 11h30,
+ Buổi chiều: 14h00 đến 16h30,
– Chuyên viên phòng Giáo vụ, CT&CTSV tiếp nhận, xử lý giải đáp các vướng mắc trực tiếp tại phòng làm việc (Phòng Giáo vụ – phòng 117 – nhà A1, Phòng CT&CTSV – phòng tầng 2 – A1).
– Lãnh đạo phòng Giáo vụ, CT&CTSV trực tiếp và giải quyết vướng mắc: vào buổi chiều thứ 5 hàng tuần, từ : 14h00 đến 16h30 tại phòng Trưởng phòng Giáo vụ, tầng 1 – Nhà A1, Trưởng phòng CT&CTSV, tầng 1 – Nhà A1.
* Các trường hợp đặc biệt khác được thực hiện theo thông báo hoặc hướng dẫn riêng của phòng Giáo vụ, Phòng CT&CTSV và của Học viện.
3. Trung tâm Khảo thí & Đảm bảo chất lượng giáo dục
Giải quyết các vấn đề liên quan tới: danh sách dự thi; xin vắng thi; bảng điểm thành phần; bảng điểm môn học; xin dự thi (còn quyền dự thi do vắng thi có phép); xin phúc tra bài thi; thi tốt nghiệp.
a) Thời gian: trong các ngày làm việc trong tuần (từ thứ 2 đến thứ 5).
+ Buổi sáng: 08h30 đến 11h00,
+ Buổi chiều: 14h00 đến 16h30.
b) Địa điểm tiếp và làm việc: Tầng G – nhà A2-Cơ sở Hà Nội.
4. Đoàn Thanh niên Học viện: Giải quyết các vấn đề liên quan tới các Câu lạc bộ sinh viên; công tác Đoàn (tầng G – Nhà A2, điện thoại: 024.33515489).
5. Trung tâm dịch vụ: Giải quyết các vấn đề liên quan tới: quản lý phòng học (bộ phận trực tại các giảng đường); nhà xe, an ninh trật tự, điện-nước-vệ sinh môi trường (liên hệ tầng G- Nhà A2); công tác nội trú tại B1; B2, B5 (liên hệ bộ phận quản lý KTX).
* Lưu ý trước khi đến phòng chức năng theo lịch tiếp sinh viên
- a) Xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết
- b) Đọc kỹ các quy định có liên quan
- c) Tham khảo ý kiến giáo viên chủ nhiệm, cố vấn học tập
- e) Gửi thư điện tử để hỏi (nếu không phải là việc cấp bách)
- f) Đến theo đúng lịch tiếp sinh viên, ghi đầy đủ vào các mẫu biểu liên quan đến công việc sinh viên cần giải quyết (hoặc có đơn trình bày rõ, có hồ sơ liên quan).
II- HƯỚNG DẪN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CỦA PHÒNG GIÁO VỤ VÀ PHÒNG CHÍNH TRỊ & CÔNG TÁC SINH VIÊN
1. Những thủ tục do Ban cán sự lớp thực hiện:
Ban cán sự lớp có trách nhiệm: tiếp nhận thông báo ban đầu từ Phòng Giáo vụ/Phòng Chính trị & Công tác sinh viên, phổ biến tới lớp và sinh viên có liên quan; tập hợp yêu cầu, hồ sơ, giấy tờ,… chuyển nộp Phòng Giáo vụ/Phòng Chính trị & Công tác sinh viên; tiếp nhận và chuyển giao lại kết quả cho lớp và sinh viên có liên quan các công việc và các loại thủ tục sau:
– Khám sức khỏe lần đầu khóa học và định kỳ trong thời gian học tập; làm bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn thân thể; giải quyết các trường hợp sinh viên bị ốm, tai nạn, rủi ro.
– Công tác khen thưởng, kỷ luật; đánh giá xếp hạng, phân loại điểm rèn luyện kỳ học, năm học, khóa học.
– Liên hệ tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho sinh viên trong lớp.
– Cấp giấy giới thiệu liên hệ thực tập cho sinh viên năm cuối; giấy giới thiệu làm thẻ thư viện cho sinh viên ở các thư viện ngoài Học viện.
2. Những thủ tục sinh viên trực tiếp thực hiện:
– Thủ tục nhập học/chuyển trường/ra trường
– Xác nhận/bổ sung/hoàn thiện/xin rút, mượn: hồ sơ lý lịch.
– Các thủ tục, giấy tờ liên quan tới học bổng ngoài Học viện, Giấy xác nhận lĩnh tiền/bưu phẩm/bưu kiện.
– Thủ tục xin ngừng học, thôi học, bị kỷ luật.
– Thủ tục tốt nghiệp ra trường, nhận bảng điểm toàn khóa, rút hồ sơ HSSV.
– Cấp/đổi lại thẻ sinh viên, xin cấp bảng điểm cá nhân (trừ bảng điểm toàn khóa).
– Thủ tục khiếu nại, thắc mắc về điểm TBC kỳ học/năm học/khóa học.
– Chế độ học bổng, trợ cấp xã hội, chính sách ưu đãi và miễn giảm học phí, vay vốn.
– Xác nhận làm vé xe buýt; giảm giá vé tàu xe.
– Các thủ tục/giấy tờ khác liên quan tới nhu cầu cá nhân khác.
* Trong trường hợp không sử dụng mẫu đơn/giấy đề nghị riêng, Phòng Giáo vụ/ Phòng Chính trị & Công tác sinh viên đề nghị sinh viên có thể sử dụng mẫu đơn số 1 (mẫu 1) để trình bày, đề nghị, kiến nghị cho tất cả thủ tục hành chính có liên quan tới công tác HSSV.
3. Thời gian và địa điểm: như hướng dẫn ở mục trên.
III- CÁC MẪU BIỂU THƯỜNG DÙNG
- Giấy/Đơn/Phiếu đề nghị (mẫu 1)
- Đơn xin vắng/hoãn thi hết học phần (mẫu 2)
- Đơn đề nghị cấp/đổi thẻ sinh viên (mẫu 3)
- Đơn xin nghỉ học/tạm dừng/ngừng học có thời hạn (mẫu 4)
- Đơn xin trở lại/tiếp tục học tập (mẫu 5)
- Đơn đăng ký học lại (mẫu 6)
- Đơn đề nghị xem xét lại điểm thi kết thúc học phần (mẫu 7)
- Đơn đề nghị cấp giấy tờ (mẫu 8)
- Đơn xin miễn học, miễn thi (gồm 3 mẫu)
- Đơn xin thôi học/chuyển trường (gồm 2 mẫu)
- Đơn xin chuyển bậc/chuyển hệ đào tạo
- Đơn xin đăng ký học ngành thứ 2
- Đơn xin hoãn nộp học phí
- Đơn xin hưởng chế độ chính sách
- Đơn xin mượn/sử dụng phòng học
- Giấy giới thiệu, xác nhận sinh viên (gồm 3 mẫu)
- Đơn đăng ký nguyện vọng thực tập cuối khóa.
- Đơn đăng ký thi tốt nghiệp (gồm 2 mẫu )
- Bảng điểm/kết quả học tập cấp cho sinh viên (gồm 3 mẫu)
- Giấy xác nhận/chứng nhận sinh viên tốt nghiệp (gồm 2 mẫu)
- Mẫu bảng điểm tổng hợp kỳ học/năm học/khóa học theo lớp sinh viên
Tải về: Mẫu đơn của sinh viên
