Đặt vấn đề
Định dạng xuất bản thông tin ngày nay đã và đang trở nên đa dạng bao gồm: Giấy và nhiều định dạng tài liệu điện tử khác nhau. Cách thức xuất bản và phát hành thông tin cũng phát triển theo các chu trình thương mại và truy cập mở đi kèm với các giấy phép mở. Thông tin tăng lên theo cấp số nhân và nằm rải rác ở khắp nơi trên thế giới [3]. Điều này, đặt ra nhiều thách thức hơn cho người dùng tin (NDT), đặc biệt trong việc tìm kiếm thông tin. Trong tình hình đó, các sản phẩm thông tin mới như subject guides (danh mục các nguồn thông tin theo chủ đề) nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho NDT là giải pháp cần thiết. Điều này giải thích vì sao ngày nay, subject guides đã trở nên phổ biến hầu hết trên thế giới. Tuy nhiên, ở Việt Nam, subject guides chỉ mới bắt đầu hình thành ở một vài thư viện đại học.
1. Khái niệm subject guides
Năm 1973, tại Học viện MIT (Hoa Kỳ), subject guides đã được đề cập lần đầu tiên bởi nhóm tác giả Stevens, Canfield, và Gardner (1973) dưới tên gọi là library pathfinder. Sản phẩm này ra đời với ý nghĩa như là “một bản đồ các nguồn tài nguyên thông tin của thư viện, là một bộ định vị thông tin về một chủ đề cụ thể nhằm đáp ứng nhu cầu tìm kiếm tài liệu của người dùng” [9]. Subject guides thường được biên soạn bởi người làm thư viện có trình độ chuyên môn cao nhất thư viện, được in ra dưới dạng các tờ rơi, tờ phích, tờ bướm… và được đặt trên các kệ bên trong thư viện, nơi NDT có thể dễ dàng nhìn thấy và sử dụng. Nội dung subject guides tập hợp các chỉ dẫn cần thiết cho NDT trong giai đoạn bắt đầu tìm kiếm các tài liệu về một lĩnh vực mới.
Ngày nay, subject guides là sản phẩm thông tin phổ biến ở hầu hết các thư viện đại học trên thế giới. Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, đặc thù về nguồn tài nguyên cũng như nhu cầu của NDT tại mỗi thư viện, subject guides có nhiều cách gọi khác nhau, như: subject guides, research guides, research tools, pathfinders, electronic library guides hoặc e-guides, webliographies, internet resource collections, resource lists, subject portals…” [10]. Trong đó, subject guides là thuật ngữ phổ biến và thích hợp nhất vì phản ảnh tốt nhất nội dung, cấu trúc bên trong của chính nó và phù hợp với các sơ đồ tổ chức hiện có theo nội dung, theo đề mục chủ đề [4].
Cách hiểu về subject guides cũng đa dạng theo nhiều quan điểm khác nhau như: subject guides là một bộ sưu tập thông tin, “tập hợp các nguồn lực được thiết kế giúp NDT nghiên cứu và khám phá một cách đầy đủ về một chủ đề nào đó” [5]; subject guides là “danh sách các nguồn tài nguyên được đề xuất về một chủ đề cụ thể với nhiều hình thức lưu giữ khác nhau như sách, bài viết hoặc trang web…” [6].
Tóm lại, subject guides là danh mục các nguồn thông tin đa dạng về hình thức, loại hình tài liệu theo từng chủ đề cụ thể. Subject guides được các thư viện, cơ quan thông tin tạo lập nhằm hỗ trợ NDT tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tìm kiếm, đánh giá và sử dụng các nguồn tài nguyên thông tin về một chủ đề, lĩnh vực hay chuyên ngành cụ thể nào đó. Với sự phát triển của khoa học – công nghệ, hình thức thể hiện subject guides trong các cơ quan thông tin – thư viện ngày càng đa dạng và làm cho nó trở nên thân thiện hơn với mọi đối tượng NDT. Subject guides có thể được thể hiện bằng văn bản, hình ảnh, video clip… hoặc là kết hợp nhiều hình thức thể hiện, trong đó hình thức thể hiện bằng văn bản là phổ biến nhất.
Subject guides có những đặc trưng sau:
– Nội dung xoay quanh từng chủ đề cụ thể, đáp ứng nhu cầu tin đến từng nhóm đối tượng NDT riêng biệt.
– Dễ sử dụng đối với NDT. Hầu hết các subject guides đều được tạo lập theo những mẫu đơn giản được định sẵn nhưng linh động trong cách trình bày để người làm thư viện có thể chèn video clip hoặc hình ảnh để minh hoạ. Giao diện đơn giản, quen thuộc, dễ sử dụng. Nội dung của subject guides tập hợp các nguồn thông tin đa dạng theo từng chủ đề cụ thể với ngôn ngữ tự nhiên, thân thiện với NDT. Các công cụ hỗ trợ như: trò chuyện trực tuyến, gửi thư điện tử… cũng được kèm theo giúp kết nối người làm thư viện và NDT mọi lúc, mọi nơi, tạo mối quan hệ tốt đẹp, gần gũi giữa đôi bên.
– Dễ dàng tạo lập, cập nhật và duy trì: Việc xây dựng subject guides tuân theo một quy trình và khuôn mẫu thống nhất đã được định sẵn giúp cho người làm thư viện dễ dàng hơn trong hoạt động tạo lập, sao chép, cập nhật và duy trì subject guides. Với sự hỗ trợ của công nghệ, người làm thư viện có thể dễ dàng tạo mới hoặc điều chỉnh các trang chủ đề khác nhau với các nội dung thông tin khác nhau và không giới hạn trong định dạng như: sách giấy, sách điện tử, cơ sở dữ liệu, bài báo – tạp chí, trang web, đồng thời vẫn có thể giữ lại các yếu tố về mặt giao diện và bố cục đã được quy định chung cho tất cả các subject guides [8]. Hơn nữa, các kênh nhận thông tin phản hồi của NDT cũng dễ dàng được thiết lập đi kèm, giúp người làm thư viện ghi nhận phản hồi nhanh chóng hơn. Việc tuỳ chỉnh, cập nhật thông tin để đảm bảo chất lượng subject guides cũng trở nên thuận tiện và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.
2. Vai trò của subject guides trong hoạt động của thư viện đại học
Với sự gia tăng khối lượng thông tin ngày càng lớn, subject guides đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của thư viện đại học, hỗ trợ NDT tiếp cận nhanh chóng các nguồn thông tin cần thiết. Subject guides có vai trò cụ thể như sau:
Subject guides là công cụ hướng dẫn cho NDT các nguồn tài nguyên thông tin về chủ đề và chiến lược tìm kiếm thông tin về chủ đề đó [4].
Người làm thư viện phụ trách tạo lập subject guides là những người có kiến thức chuyên môn cao và am hiểu về các nguồn thông tin theo chủ đề tốt nhất. Họ sẽ tìm kiếm, đánh giá, chọn lọc, sắp xếp các nguồn thông tin cơ bản về chủ đề và có giá trị sử dụng cho NDT [9]. Mỗi chủ đề bao gồm các nguồn thông tin đa dạng bên trong và ngoài thư viện với nhiều hình thức xuất bản như: sách, tạp chí, hình ảnh, bản đồ, bách khoa toàn thư, trang web…
Vì vậy, NDT có thể dễ dàng tìm thấy các nguồn thông tin hữu ích về chủ đề để phát triển các chiến lược tìm kiếm của riêng mình, nhờ đó có thể tiết kiệm thời gian và công sức tìm thông tin.
Bên cạnh đó, thông qua chia sẻ liên kết của subject guides trong các trang mạng xã hội, thư viện có thể hướng dẫn, định hướng cho NDT mới và đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu tin thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau cho nhiều nhóm đối tượng NDT.
Subject guides hỗ trợ hoạt động dạy và học. Giảng viên và người làm thư viện có thể hợp tác để xây dựng subject guides chuyên sâu đến từng nhiệm vụ hay bài tập của môn học. Giảng viên đề nghị các tài liệu liên quan đến môn học và người làm thư viện sẽ xây dựng subject guides sao cho phù hợp với các môn học đó. Hầu hết các subject guides đều trực tuyến trên cổng thông tin của thư viện. Mỗi subject guides được tạo trong một trang con với một đường dẫn liên kết riêng biệt. Vì vậy, giảng viên dễ dàng giới thiệu trực tiếp cho sinh viên ở trên lớp hoặc chia sẻ liên kết của subject guides đến trang sinh viên như là một nguồn tham khảo thêm trong môn học [8].
Trong quá trình học tập, sinh viên sử dụng subject guides như một điểm khởi đầu để tìm kiếm các nguồn thông tin hỗ trợ giải quyết các nhiệm vụ trong môn học. Qua đó, subject guides giúp NDT tiết kiệm được thời gian và công sức tìm kiếm tài liệu, hỗ trợ họ hoàn thành các nhiệm vụ học tập tốt hơn [2].
Subject guides là công cụ truyền thông về nguồn tài nguyên thông tin của thư viện. Với sự phát triển của mạng Internet, subject guides là cầu nối giúp thư viện đến gần hơn với NDT. Mỗi subject guides là tập hợp các nguồn thông tin đa dạng về hình thức, loại hình tài liệu về một chủ đề cụ thể. NDT sử dụng subject guides sẽ biết được chi tiết nguồn tài nguyên thông tin về chủ đề hiện có của thư viện và biết được mức độ thư viện có thể thoả mãn nhu cầu của mình như thế nào. Ngày nay, các thư viện có thể quảng bá, giới thiệu subject guides thông qua các buổi tập huấn, hướng dẫn sử dụng thư viện, các trang mạng xã hội, thư điện tử… để cung cấp thông tin cho NDT.
Đồng thời, subject guides còn là sản phẩm giúp tăng thứ hạng trang web thư viện trong các trang kết quả của công cụ tìm kiếm, từ đó tăng lượng truy cập cho trang web thư viện và khả năng tiếp cận được nhiều NDT mới hơn. Mỗi trang con subject guides chứa nội dung hướng dẫn về nguồn thông tin một chủ đề cụ thể, các từ khoá chủ đề được đề cập trong nội dung giúp các công cụ tra cứu như google, yahoo, bing… dễ dàng tìm kiếm và truy xuất subject guides trong kết quả tra tìm, giúp NDT nhanh chóng tìm thấy nguồn tài nguyên thông tin có thể đáp ứng được nhu cầu của họ. Vì vậy, subject guides giúp thư viện thu hút được nhiều NDT mới.
3. Thực tiễn xây dựng Subject guides trong thư viện đại học
3.1. Hoạt động xây dựng và cung cấp subject guides của các thư viện ở nước ngoài
Phần lớn các thư viện đại học ở các nước như: Anh, Hoa Kỳ, Canada, Ôtxtrâylia… đều xây dựng subject guides và có một số điểm chung sau đây:
Mở truy cập và cấp phép sử dụng: Hầu hết các thư viện thường không cấp phép sử dụng các nội dung trên trang web của thư viện nói chung và trên từng subject guides nói riêng. Tuy nhiên, từ khi phong trào truy cập mở trở thành một xu hướng tất yếu ở châu Âu và Hoa Kỳ, một số thư viện đã bắt đầu ý thức về các nội dung được chia sẻ và tiến hành cấp phép sử dụng đi kèm như: Thư viện MIT (Hoa Kỳ), Thư viện Đại học Alberta, Thư viện Đại học MacEwan, Thư viện Đại học Mount Royal (Canada), Thư viện Đại học Manchester, Thư viện Đại học Loughborough (Anh)…
Nội dung subject guides thường giới thiệu các nguồn liên quan đến chủ đề như: tài liệu in ấn, tài liệu tham khảo, cơ sở dữ liệu, tạp chí, sách điện tử, các tổ chức/ hiệp hội, luận văn/ luận án… [1].
Mức độ chuyên sâu của chủ đề: Chuyên sâu đến từng vấn đề nghiên cứu của chủ đề như: subject guides của Thư viện Fogler thuộc Đại học Maine, Thư viện Đại học Bắc Carolina, Thư viện Đại học bang Portland (Hoa Kỳ), Thư viện tại cơ sở Ottawa thuộc trường Cao đẳng Algonquin (Canada)… hoặc chuyên sâu đến từng môn học như: hệ thống thư viện Đại học California (Hoa Kỳ), Thư viện Đại học Cape Town (Nam Phi)…
Các tiện ích hỗ trợ NDT: Có thông tin liên hệ với nhân viên thư viện phụ trách, hỗ trợ xem trên nhiều thiết bị, tích hợp tính năng trò chuyện trực tuyến và cho phép đánh dấu trang…
Về định dạng: Xây dựng theo một khuôn mẫu thống nhất nhưng vẫn cho phép tuỳ biến, sáng tạo bằng cách thêm hình ảnh minh hoạ, video clip…
Về công nghệ: Các phần mềm hỗ trợ của hãng Springshare được các thư viện sử dụng nhiều nhất với 5.700 thư viện tại 80 quốc gia [7].
Phần mềm mã nguồn mở được sử dụng ít hơn, cụ thể:
+ SubjectPlus: Thư viện Đại học Đông Illinois, Thư viện đại học Oakland (Hoa Kỳ), Thư viện Đại học Shue Yan, Thư viện Đại học Hang Seng (Hồng Kông).
+ MyLibrary: Thư viện Đại học Oklahoma, Thư viện Hesburgh thuộc Đại học Notre Dame (Hoa Kỳ).
Phân công nhân sự: Mỗi người làm thư viện phụ trách riêng biệt từng chủ đề cụ thể hoặc vài chủ đề trong một lĩnh vực tri thức nhất định: Thư viện Đại học Washington, Thư viện Đại học Columbia, Thư viện Đại học Stanford, Thư viện Berkeley thuộc Đại học California (Hoa Kỳ), Thư viện Bodleian thuộc Đại học Oxford (Anh), Thư viện Đại học RMIT (Ôtxtrâylia), Thư viện NUS (Singapore)…
Hợp tác: Các thư viện chưa hợp tác xây dựng subject guides dùng chung.
3.2. Hoạt động xây dựng và cung cấp subject guides của các thư viện đại học ở Việt Nam
Hiện nay, subject guides chưa phổ biến trong thư viện đại học ở Việt Nam. Tính đến tháng 7/2018, có 3 thư viện ở Việt Nam đã xây dựng subject guides bao gồm: Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội; Thư viện Trung tâm – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Học liệu Đại học Cần Thơ.
Việc xây dựng subject guides của các đơn vị trên có những điểm chung như sau:
Mở truy cập nhưng không cấp phép sử dụng.
Nội dung subject guides giới thiệu hầu hết các nguồn thông tin liên quan đến chủ đề ở mức độ tổng quát thuộc chuyên ngành đào tạo của các đơn vị, bao gồm nguồn thương mại và nguồn truy cập mở.
Tiện ích hỗ trợ: Có tính năng trò chuyện trực tuyến, điện thoại, thư điện tử…; cho phép đánh dấu trang và chia sẻ thông tin; Chưa cho phép NDT đánh giá, phản hồi đối với từng subject guides.
Thuật ngữ sử dụng: Các nguồn thông tin được trình bày, tổ chức và sử dụng thuật ngữ thống nhất.
Về định dạng: Xây dựng theo khuôn mẫu thống nhất, có thể xem trên nhiều thiết bị khác nhau. Danh mục được phân cấp rõ ràng, dễ hiểu. Trang subject guides vừa đủ, dễ in ấn.
Về công nghệ: Chưa ứng dụng các phần mềm hỗ trợ chuyên nghiệp để xây dựng subject guides mà chủ yếu xây dựng nội dung trên công cụ hỗ trợ của công nghệ web.
Hợp tác: Chưa hợp tác xây dựng các subject guides dùng chung.
Bên cạnh đó, 3 thư viện đại học này vẫn còn nhiều điểm khác nhau trong xây dựng subject guides, cụ thể (Bảng trang 28):
Nhìn chung, các thư viện đại học trên đã xây dựng được subject guides với nội dung hầu hết tập trung vào các chủ đề thuộc các lĩnh vực đào tạo tại đơn vị, góp phần phát triển hoạt động hỗ trợ tìm kiếm thông tin cho NDT. Mặc dù chưa có công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp nhưng các thư viện đã có sự đầu tư về hạ tầng, nguồn nhân lực, thời gian hoạt động xây dựng subject guides, trong đó, nổi bật nhất là Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội.
Tuy nhiên, hoạt động xây dựng subject guides trong các thư viện đại học trên còn một số hạn chế như sau:
– Subject guides chưa được xây dựng đầy đủ, nhiều chuyên ngành đào tạo vẫn còn thiếu subject guides hỗ trợ NDT;
– Nội dung nhiều subject guides còn sơ sài, chưa đầy đủ, chuyên sâu và ít được cập nhật, nguyên nhân là do các thư viện chưa có công cụ tốt và một yếu tố đặc biệt quan trọng là do nguồn tài nguyên thông tin in ấn và điện tử còn nghèo nàn, chưa cập nhật [1];
– Cách thức thể hiện nội dung subject guides chưa đa dạng, trình bày chủ yếu bằng văn bản, ít hình ảnh minh hoạ…;
– Hầu hết các thư viện đều mở truy cập nhưng chưa cấp phép sử dụng và còn ít chú trọng đến tiện ích và hỗ trợ NDT sử dụng như: chưa cập nhật thông tin liên hệ với người làm thư viện khi NDT cần hỗ trợ và chưa kèm theo mục phản hồi, đánh giá, góp ý, hoặc đề nghị để người làm thư viện có phương hướng cập nhật subject guides phù hợp nhu cầu NDT…
Bảng so sánh hoạt động xây dựng subject guides tại các thư viện đại học ở Việt Nam
Để subject guides trở nên phổ biến và đem lại nhiều lợi ích cho NDT, thư viện đại học ở Việt Nam có thể áp dụng một số giải pháp như sau:
– Các thư viện đại học có nhiều ngành đào tạo giống nhau nên hợp tác xây dựng subject guides để tiết kiệm chi phí cơ sở hạ tầng công nghệ như mua phần mềm, hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu và cước mạng viễn thông. Bên cạnh đó, đối với các chuyên ngành giống nhau, các thư viện có thể phân công hỗ trợ nhân lực trong xây dựng và cập nhật subject guides dùng chung cho một chủ đề, vừa tiết kiệm được thời gian và vừa tiết kiệm nguồn nhân lực.
– Tăng cường khai thác nguồn tài nguyên thông tin truy cập mở để phát triển khả năng hỗ trợ NDT tiếp cận tri thức thế giới.
– Xây dựng một bộ tiêu chí đánh giá chung đối với subject guides, trong đó đặc biệt chú trọng đến yêu cầu đảm bảo khả năng tương tác nhanh chóng và thuận tiện giữa thư viện và NDT.
– Phối hợp tổ chức các lớp tập huấn xây dựng subject guides, khai khác nguồn tài nguyên thông tin hiệu quả cho người làm thư viện.
– Tăng cường hợp tác với giảng viên để xây dựng được các subject guides chuyên sâu.
Kết luận
Subject guides là sản phẩm thông tin hỗ trợ NDT tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình tìm tin. Để triển khai hoạt động xây dựng và cung cấp subject guides một cách hiệu quả, các thư viện đại học ở Việt Nam cần có các giải pháp phù hợp với điều kiện thực tế của từng thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT ngày một tốt hơn.
Nguyễn Lê Na – Đại học Hoa Sen
Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam
